プレゼンテーションの基本は「結論 ⇒ 理由 ⇒ 例えば」

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こんにちは。
アサノパパです。

会社で働くとプレゼンテーションや会議で報告することは必然的に多くなります。
日々の業務の中で相手に伝えるということは慣れており容易く感じますが、相手が意外と理解できていないことは結構あることです。
今回は、相手に物事を伝えるコツをお伝えします。

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プレゼンテーションのゴールは相手に行動してもらうこと

プレゼンテーション

プレゼンテーションを行う目的は相手に行動してもらうことです。

よくプレゼンテーションは相手に理解してもらえばOKと考える人がいますがそうではありません。
相手に理解してもらったうえで、次のアクションへ進むための行動をしてもらうということがプレゼンテーションのゴールになります。
行動とは「意思決定」だったり「合意」、また「業務依頼の了承」とかが多いですね。

この行動までをプレゼンテーションの中でしっかりまとめることで、次のアクションがスムーズに移せるようになります。

ロジカルに説明するだけではダメ

わからない

プレゼンテーションはロジカルに説明することが重要ですが、これだけでは足らない場合があります。
この場合は感情で話すことも必要になってきます。

プレゼンテーションを聞く相手は、自身より議題に関して知識が乏しい状態で聞き始めることが多いです。
その前提でロジカルに話すだけでは、表面上は理解はできたとしても、「賛同」や「反対」等の納得した上で回答できるまで理解できていない可能性があります。
相手の理解を納得に変えるには感情で話すことが必要になってきます。

感情で話す一番良い方法は、「例えば」を使うことです。
相手に分かりやすい例を挙げることで、身近な状況を想像した上で説明者の言おうとしていることに気持ちを移すことができ、話を納得しやすくなります。

「結論 ⇒ 理由 ⇒ 例えば」を端的に説明

説明

基本的に「結論 ⇒ 理由 ⇒ 例えば」の3部構成でプレゼンテーションをすれば相手に納得してもらいやすいです。
またその上で必要な情報のみ端的に話すことが重要になります。

まずロジカルに説明するための王道手段としては、「まず結論を話してから理由を話す」です。
これは、さんざん色々なところで聞かれていると思うので説明は省きます。
「結論 ⇒ 理由」を話した後は、前述したとおり感情に訴えるために「例えば」を付け加えれば効果的です。

さらに、これらはできるだけ端的に説明した方が良いです。
聞く人は意外と説明者の話を聞いていなかったりします。
話の途中で他の業務を考えてしまったり、話の途中で家庭や友達のことを考えて、説明者の話が抜けてしまうことは多々あります。
聞く人にできるだけ集中して聞いてもらうためには、端的に説明して集中してもらうことが一番です。
余分な情報を付けてばかりで話が長くなると、聞く人も集中力を欠いてしまいますので、そうならないように必要な情報を絞って端的に話すように心掛ける必要があります。

最後に

最後まで読んでいただきありがとうございました。
今回はプレゼンテーションの良い話方を説明しました。
今回の内容はプレゼンテーションに限らず、普段の会話やメール等でも幅広く応用できる内容です。
コミュニケーションの基本の一つになりますので、プレゼンテーションにあまり関係無い方でも理解できると、今後の生活において活きる場面は多々あると思います。

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